När man ska göra en budget är det ofta lämpligt att använda ett kalkylprogram, eftersom dessa har inbyggda räknefunktioner som underlättar arbetet. Det finns många olika sätt en budget kan se ut på, dvs. hur man väljer att ordna informationen i budgeten. Men det kan vara bra att använda rubriker och tydliga beskrivningar av vad de olika värdena står för. Det är också bra att värden som hör ihop står på samma rad/kolumn. Börja med att markera den cell där resultatet ska hamna, t.ex. i cell C10. För att räkna ut resultatet subtraherar man de sammanlagda kostnaderna från intäkterna genom att använda något av de inbyggda summakommandona beroende på vilket språk programmet är på. När man valt den cell som resultatet ska hamna i markerar man cellen där intäkterna finns, C4. Därefter skriver man ett minustecken samt "=sum(" och markerar de celler med kostnader som ska summeras, C6-C8. Sist trycker man på enter.

Istället för att markera cellerna kan man även välja att skriva "C4-=sum(C6:C8)" och trycka enter.

För att beräkna motsvarande summa på flera ställen behöver man inte göra om hela proceduren igen. Om man markerar C10, tar tag i lilla rutan i cellens hörn och drar åt höger, kommer motsvarande resultatberäkningar ske i kolumner D och E automatiskt.